Organización del trabajo con documentos
Organización del trabajo con documentos de personaltiene un impacto especial en la calidad del funcionamiento del aparato administrativo, así como en la formación y cultura del trabajo de los empleados. Cuanto más profesional es el trabajo, más exitosa es la actividad de la empresa en general.
Flujo de trabajo interno de cualquier empresaincluye diversas actividades para la preparación, mantenimiento, llenado, copiado, transmisión de información comercial. Como muestra la práctica, aproximadamente el setenta por ciento de los empleados de todos los tiempos dedican estas actividades. Debería decirse que la organización del trabajo con documentos es cada vez más importante. Hoy, esta actividad se considera uno de los principales factores de la competitividad de una empresa moderna.
La organización del trabajo con documentos sugiereun enfoque especial de los datos comerciales recibidos y procesados, la coordinación de los procesos de formación y el cambio de distribución de la información. La organización adecuada del trabajo con documentos reduce el tiempo de búsqueda, aumenta la precisión, la puntualidad de los datos, elimina la redundancia.
Teniendo en cuenta la práctica a largo plazo, se desarrollaron tres tipos principales de trabajo con documentación: mixta, descentralizada y centralizada.
Esta última forma prevé la concentraciónuna variedad de operaciones de estructuración existentes en la conducción de una sola unidad en la empresa. Tal subdivisión puede ser un departamento general o de personal, una cancillería, etc. La documentación puede ser mantenida por una persona que sea secretaria. En cualquier caso, la responsabilidad de la unidad o un empleado incluirá la implementación de un ciclo completo de actividades de procesamiento desde el recibo hasta la transferencia al departamento de archivo. Estas actividades incluyen la recepción, procesamiento de información comercial, registro, almacenamiento, control de ejecución, despacho, operaciones de referencia e información, sistematización antes de la transferencia al archivo.
Organización centralizada del trabajo con documentoses considerado el más racional, y en este sentido, y más preferible. Esto es especialmente cierto en las pequeñas empresas. Al utilizar este método de sistematización de la documentación, los costos de las actividades de procesamiento de la información se reducen significativamente. Además, la organización del trabajo de los empleados se mejora sustancialmente. Con esta forma de organización del flujo de trabajo, el equipo de oficina es más eficaz, se logra la unidad en las actividades metodológicas y de gestión relacionadas con el procesamiento de la documentación.
El sistema centralizado opuesto esesquema descentralizado. En este caso, para cada unidad, se forma su propio servicio de documentación. En estas unidades todas las operaciones se llevan a cabo de forma autónoma. El sistema descentralizado es más típico para aquellas instituciones y organizaciones que difieren en un aparato territorialmente disparado. Además, este sistema de trabajo también es adecuado para aquellas empresas, cuya documentación difiere en cierta especificidad (por ejemplo, existe la necesidad de garantizar la protección de la información).
La forma más común, mientras tanto,es un sistema mixto En este caso, una cierta parte de todas las operaciones (como regla, para recibir y procesar documentos enviados y recibidos, almacenamiento, replicación) se lleva a cabo en la unidad central. En los departamentos estructurales de la empresa, las actividades se llevan a cabo para imprimir (crear), ordenar, almacenar y preparar la entrega al archivo.
La elección de este o aquel esquema de trabajo con la documentación se lleva a cabo de acuerdo con la estructura de la empresa misma.
