Deberes del gerente de la oficina

A menudo, especialmente en organizaciones pequeñas,un gerente de oficina se llama secretario ordinario. Este post suena mucho más sólido, pero el hecho de que los deberes del gerente de la oficina son diferentes a los de las secretarias (aunque ciertamente tienen mucho en común), rara vez a nadie le importa este caso.

¿Cuál es la responsabilidad de este empleado? En primer lugar, los deberes del gerente de la oficina incluyen trabajar con documentos. El empleado acepta la correspondencia entrante, la registra, la envía al destinatario y la envía al archivo si es necesario. También acepta solicitudes de otros empleados, las pasa a la firma del CEO, las certifica con un sello y luego las devuelve. Las funciones del gerente de oficina incluyen trabajar con documentación interna: impresión de pedidos y su registro, almacenamiento, envío al archivo y contabilidad, trabajo con correspondencia saliente. Si es necesario, debería poder trabajar con cualquier equipo de oficina: máquina de fax, escáner, copiadora, y también escribir e imprimir documentos. La preparación de una sala para presentaciones, la celebración de actas de reuniones, la reunión y recepción de invitados y clientes de la empresa también forman parte de las funciones de un gerente de oficina.

A menudo, el empleado tiene que lidiar condeberes secretariales tradicionales: la distribución de socios o gerentes invitados en hoteles, reserva de habitaciones, boletos de avión y boletos de tren. Dependiendo de las características específicas de la empresa, el gerente de la oficina también puede representar a su empresa en las negociaciones comerciales, así como realizar algunas de las funciones del gerente de recursos humanos: encontrar nuevos empleados, crear incentivos y programas de capacitación, y solicitar un trabajo. A veces se ocupa de la implementación de la tecnología de la información, el desarrollo de nuevos programas.

Los deberes de un gerente de oficina implican saber:

1. Actos y regulaciones legislativas que regulan las actividades legales, de información y comerciales de la empresa.
2. Fundamentos de gestión, marketing, emprendimiento y negocios.
3. Los fundamentos de la sociología, la psicología, la ética de la comunicación empresarial, trabajan con el personal y el público.
4. El procedimiento para la redacción de propuestas comerciales, informes, planes, contratos y acuerdos.
5. Conceptos básicos de gestión, los conceptos básicos de ergonomía y protección laboral.

Además de las tareas enumeradas, responsabilidadesEl gerente de la oficina incluye el inventario en la oficina y el suministro de los suministros necesarios (suministros de oficina, papel y otros accesorios) que se requieren para el trabajo de los empleados. Además, está obligado a llevar registros de estos materiales, garantizar su emisión, determinar el procedimiento para recibir, organizar y rastrear el pago de los suministros. Las funciones del gerente de oficina incluyen el control del estado del equipo de oficina, que incluye: la llamada operativa del maestro para trabajos de reparación, el reemplazo oportuno de consumibles (por ejemplo, cartuchos), en caso de imposibilidad de reparación, la sustitución del equipo de oficina.

Dependiendo de las reglas adoptadas en la empresa, y suEl tamaño del gerente de oficina acepta llamadas y faxes, los redirige al empleado adecuado, envía faxes y llama a clientes y socios, o controla el trabajo de las secretarias, incluida la supervisión de la cultura de su discurso. Además, los deberes del gerente de la oficina incluyen monitorear las condiciones sanitarias de la oficina misma, organizar reparaciones programadas, llamar al personal técnico para solucionar problemas (por ejemplo, reemplazar lámparas o interruptores que se hunden).

En general, esta lista puede aumentar opara ser reducido dependiendo del lugar de trabajo. Por ello es necesario incluso en la etapa de la entrevista para preguntar lo que el director de la oficina (funciones del empleado en la empresa).